Kapan dan Bagaimana Follow Up Hasil Interview Kerja ke HRD? Ini Cara yang Tepat
Follow up yang dilakukan dengan tepat justru dapat menunjukkan bahwa kandidat masih memiliki ketertarikan terhadap posisi yang dilamar. Pesan yang singkat, sopan, dan jelas juga membantu recruiter memahami tujuan komunikasi dengan lebih cepat.
Baca Juga: 12 Contoh Jawaban Interview yang Disukai HRD, Lengkap dengan Tips Agar Lolos Wawancara Kerja
Apa Itu Follow Up Hasil Interview Kerja?
Follow up hasil interview kerja adalah tindakan menghubungi HRD atau recruiter setelah wawancara untuk menanyakan perkembangan proses seleksi. Follow up biasanya dilakukan ketika kandidat belum mendapatkan kabar sesuai waktu yang sebelumnya disampaikan.
Tujuan follow up bukan untuk memaksa HRD segera memberikan keputusan. Kandidat hanya ingin mengetahui apakah proses seleksi masih berlangsung, sudah memasuki tahap berikutnya, atau membutuhkan informasi tambahan dari kandidat.
Karena itu, gunakan bahasa yang menunjukkan ketertarikan tanpa memberikan tekanan kepada recruiter. Hindari kalimat yang terdengar seperti menuntut jawaban, misalnya “Kenapa belum ada kabar?” atau “Apakah saya diterima atau tidak?”
Apakah Boleh Menanyakan Hasil Interview kepada HRD?
Tentu boleh. Kandidat berhak mengetahui perkembangan proses rekrutmen setelah mengikuti tahapan seleksi, termasuk wawancara.
Namun, timing menjadi hal yang penting. Jika saat interview HRD sudah mengatakan bahwa hasil akan diberikan dalam satu minggu, sebaiknya tunggu sampai waktu tersebut terlewati sebelum mengirimkan follow up.
Jika recruiter tidak memberikan batas waktu yang jelas, kandidat dapat memberikan jeda beberapa hari kerja sebelum menanyakan perkembangan. Salah satu panduan yang dapat digunakan adalah melakukan follow up sekitar satu minggu setelah interview.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Follow Up Hasil Interview?
Waktu terbaik sebenarnya bergantung pada informasi yang diberikan recruiter saat interview. Karena itu, salah satu pertanyaan penting yang sebaiknya diajukan kandidat di akhir wawancara adalah mengenai tahapan rekrutmen selanjutnya dan perkiraan waktu pemberian kabar.
Jika recruiter mengatakan akan memberikan kabar dalam dua minggu, tunggu sampai periode tersebut selesai. Setelah melewati waktu yang dijanjikan, kandidat dapat mengirimkan follow up dengan bahasa yang sopan.
Jika tidak ada timeline yang diberikan, menunggu sekitar satu minggu dapat menjadi pilihan yang cukup aman. Hindari mengirim pesan berkali-kali hanya karena belum mendapatkan balasan.
Tanyakan Timeline Rekrutmen Saat Interview
Sebenarnya, proses follow up dapat dipersiapkan sejak sebelum interview berakhir. Ketika pewawancara memberikan kesempatan untuk bertanya, kandidat dapat menanyakan kapan kira-kira akan mendapatkan informasi mengenai tahap berikutnya.
Contohnya:
“Terima kasih atas penjelasannya, Bapak/Ibu. Jika berkenan, saya ingin mengetahui bagaimana tahapan proses seleksi selanjutnya dan kira-kira kapan saya dapat memperoleh informasi mengenai hasil interview?”
Pertanyaan tersebut terdengar profesional dan memberikan kandidat acuan waktu. Dengan begitu, kandidat tidak perlu menebak-nebak kapan sebaiknya menghubungi HRD.
Gunakan Email sebagai Pilihan Utama
Email dapat menjadi pilihan utama untuk melakukan follow up karena sifatnya lebih formal dan mudah dirujuk kembali oleh recruiter.
Gunakan alamat email yang sebelumnya digunakan dalam proses rekrutmen agar HRD lebih mudah menemukan percakapan sebelumnya. Jika tersedia, balas email yang berkaitan dengan undangan interview agar konteks komunikasi tetap tersambung.
Namun, WhatsApp juga dapat digunakan jika selama proses rekrutmen recruiter memang terbiasa berkomunikasi melalui WhatsApp atau memberikan izin untuk menghubungi melalui nomor tersebut.
Cara Menulis Email Follow Up yang Profesional
Email follow up tidak perlu panjang. Pastikan terdapat salam pembuka, identitas singkat, posisi yang dilamar, tanggal interview, tujuan menghubungi, serta ucapan terima kasih.
Subjek email juga perlu dibuat jelas agar recruiter langsung mengetahui maksud pesan. Contohnya:
Follow Up Hasil Interview untuk Posisi Marketing
atau
Follow Up Interview Posisi Customer Service | [Nama Kandidat]
Subjek yang jelas membantu email lebih mudah dikenali, terutama jika recruiter menerima banyak pesan setiap hari.
Contoh Email Menanyakan Hasil Interview Kerja
Berikut contoh email yang dapat digunakan jika sudah melewati waktu yang dijanjikan recruiter.
Yth. Bapak/Ibu [Nama HRD/Recruiter],
Perkenalkan, saya [Nama Lengkap], kandidat untuk posisi [Nama Posisi] yang telah mengikuti proses interview pada [Tanggal Interview].
Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk mengikuti proses interview dan berdiskusi mengenai posisi tersebut. Setelah mengikuti proses wawancara, saya semakin tertarik dengan kesempatan untuk bergabung dan berkontribusi di [Nama Perusahaan].
Melalui email ini, saya ingin menanyakan apakah sudah terdapat informasi terbaru mengenai hasil interview dan tahapan proses rekrutmen selanjutnya.
Apabila terdapat informasi atau dokumen tambahan yang perlu saya lengkapi, saya dengan senang hati akan menyediakannya.
Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu. Saya menantikan informasi selanjutnya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Nomor Telepon]
Template tersebut dapat disesuaikan dengan situasi. Jika recruiter sebelumnya sudah memberikan timeline, Anda dapat menyebutkan bahwa waktu yang diinformasikan telah terlewati.
Baca Juga: Cara Menjawab Kekurangan dan Kelebihan Saat Interview Kerja dengan Tepat
Contoh WhatsApp untuk Menanyakan Hasil Interview
Jika sejak awal komunikasi dengan recruiter dilakukan melalui WhatsApp, follow up juga dapat dilakukan melalui platform tersebut. Namun, pastikan pesan tidak terlalu panjang dan tetap menggunakan bahasa profesional.
Selamat pagi/siang, Bapak/Ibu [Nama HRD].
Perkenalkan, saya [Nama Lengkap], kandidat untuk posisi [Nama Posisi] yang telah mengikuti interview pada [Tanggal Interview].
Mohon izin menghubungi Bapak/Ibu. Saya ingin menanyakan apakah sudah ada informasi terbaru mengenai hasil interview dan tahapan proses seleksi selanjutnya.
Saya masih sangat tertarik dengan kesempatan untuk bergabung di [Nama Perusahaan]. Apabila terdapat informasi atau dokumen tambahan yang perlu saya lengkapi, saya siap untuk menyediakannya.
Terima kasih banyak atas waktu dan informasinya, Bapak/Ibu.
Salam,
[Nama Lengkap]
Jika komunikasi dengan recruiter selama ini lebih santai, pesan tersebut dapat dibuat sedikit lebih ringkas. Namun, tetap hindari bahasa yang terlalu informal seperti “Kak, aku lolos nggak?” atau “Sudah ada hasil belum?”
Bagaimana Jika HRD Tidak Membalas Follow Up?
Tidak mendapatkan balasan setelah follow up bukan berarti kandidat otomatis tidak diterima. Recruiter mungkin masih menunggu keputusan dari user atau hiring manager, melakukan evaluasi kandidat lain, atau mengalami perubahan timeline rekrutmen.
Karena itu, jangan langsung mengirimkan pesan kedua dalam waktu yang terlalu dekat. Berikan waktu bagi recruiter untuk merespons.
Jika sudah melakukan follow up dan tetap tidak mendapatkan kabar dalam waktu yang cukup lama, kandidat dapat mulai mempertimbangkan peluang lain. Tetap aktif mencari lowongan kerja merupakan langkah yang lebih baik daripada hanya menunggu satu proses rekrutmen.
Bolehkah Follow Up Lebih dari Satu Kali?
Follow up boleh dilakukan kembali dalam kondisi tertentu, tetapi jangan dilakukan terlalu sering. Terlalu banyak pesan dapat membuat recruiter merasa terganggu dan justru memberikan kesan bahwa kandidat tidak sabar.
Jika sudah mengirimkan satu follow up dan belum mendapatkan respons, berikan waktu yang cukup sebelum mempertimbangkan follow up berikutnya. Jika tetap tidak ada kabar, sebaiknya kandidat tidak terus menerus mengirim pesan.
Kandidat juga perlu memahami bahwa recruiter dapat menangani banyak proses rekrutmen sekaligus. Tidak semua keputusan dapat diberikan segera setelah interview.
Apa yang Harus Ditulis dalam Follow Up?
Agar pesan tidak terlalu panjang, pastikan beberapa informasi penting tetap dicantumkan. Pertama, perkenalkan nama dan posisi yang dilamar.
Kedua, sebutkan kapan interview dilakukan. Ketiga, sampaikan tujuan menghubungi, yaitu menanyakan perkembangan proses seleksi.
Keempat, tunjukkan bahwa Anda masih tertarik dengan posisi tersebut. Terakhir, tutup dengan ucapan terima kasih.
Struktur sederhana ini sudah cukup untuk membuat pesan follow up terlihat profesional dan mudah dipahami recruiter.
Jangan Langsung Bertanya “Saya Diterima atau Tidak?”
Salah satu kesalahan yang perlu dihindari adalah langsung bertanya apakah kandidat diterima atau tidak tanpa memberikan konteks.
Kalimat seperti “Apakah saya diterima?” memang singkat, tetapi terdengar terlalu langsung. Lebih baik gunakan kalimat seperti “Saya ingin menanyakan apakah sudah terdapat informasi terbaru mengenai hasil interview dan tahapan seleksi selanjutnya.”
Perbedaan kalimat tersebut memang sederhana, tetapi dapat membuat komunikasi terdengar jauh lebih profesional.
Tunjukkan Antusiasme Tanpa Terlihat Memaksa
Follow up bukan hanya tentang mendapatkan jawaban. Pesan tersebut juga dapat digunakan untuk kembali menunjukkan ketertarikan terhadap posisi yang dilamar.
Anda dapat menyampaikan bahwa setelah mengikuti interview, Anda semakin memahami tanggung jawab posisi tersebut dan semakin tertarik untuk bergabung.
Namun, hindari memberikan pernyataan yang terlalu berlebihan. Cukup tunjukkan antusiasme secara singkat dan relevan dengan posisi yang dilamar.
Periksa Pesan Sebelum Dikirim
Sebelum menekan tombol kirim, baca kembali pesan yang sudah dibuat. Pastikan nama perusahaan, nama posisi, tanggal interview, dan nama recruiter sudah benar.
Kesalahan kecil seperti salah menyebut nama perusahaan atau posisi dapat memberikan kesan bahwa kandidat kurang teliti.
Periksa juga ejaan, tanda baca, dan penggunaan bahasa. Pesan singkat tetap perlu dibuat dengan baik karena komunikasi setelah interview juga dapat menjadi bagian dari kesan profesional kandidat.
Kirim Follow Up pada Jam Kerja
Waktu pengiriman juga perlu diperhatikan. Sebaiknya kirim email atau WhatsApp pada jam kerja agar pesan masuk ketika recruiter sedang menjalankan aktivitas profesional.
Hindari mengirim pesan larut malam, terlalu pagi, atau pada waktu istirahat jika tidak ada kebutuhan mendesak.
Mengirim pesan pada jam kerja juga membuat komunikasi terasa lebih profesional dan sesuai dengan konteks pekerjaan.
Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Follow Up
Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari ketika menanyakan hasil interview kepada HRD.
Pertama, jangan mengirim follow up terlalu cepat jika recruiter sudah memberikan timeline. Kedua, jangan mengirim pesan berkali-kali dalam waktu berdekatan.
Ketiga, jangan menggunakan bahasa yang menuntut atau menyalahkan recruiter karena belum memberikan kabar. Keempat, jangan membuat pesan terlalu panjang dan menceritakan kembali seluruh proses interview.
Terakhir, jangan hanya menunggu satu perusahaan. Tetap mencari peluang kerja lain sambil menunggu hasil seleksi dapat membantu menjaga pilihan karier tetap terbuka.
Apakah Follow Up Bisa Membuat Peluang Diterima Lebih Besar?
Follow up yang sopan dapat menunjukkan ketertarikan dan sikap proaktif, tetapi tidak menjamin kandidat akan diterima.
Keputusan akhir tetap bergantung pada proses seleksi perusahaan dan penilaian terhadap seluruh kandidat. Karena itu, tujuan utama follow up sebaiknya adalah mendapatkan informasi mengenai status proses rekrutmen, bukan mencoba memengaruhi keputusan recruiter.
Dengan cara yang tepat, kandidat dapat tetap menunjukkan antusiasme tanpa memberikan tekanan kepada pihak perusahaan.
Menanyakan hasil interview kerja kepada HRD merupakan hal yang wajar selama dilakukan dengan waktu dan cara yang tepat. Kandidat sebaiknya terlebih dahulu mengetahui timeline proses rekrutmen dari pewawancara.
Jika waktu yang dijanjikan sudah terlewati atau tidak ada informasi lanjutan selama beberapa hari, follow up dapat dilakukan melalui email. WhatsApp juga dapat digunakan jika sebelumnya recruiter memang menggunakan kanal tersebut untuk berkomunikasi.
Buat pesan yang singkat, sopan, dan jelas. Perkenalkan diri, sebutkan posisi dan tanggal interview, tanyakan perkembangan proses seleksi, kemudian sampaikan bahwa Anda masih tertarik dengan posisi tersebut.
Yang tidak kalah penting, jangan melakukan follow up secara berulang dalam waktu singkat. Sambil menunggu jawaban, tetap lanjutkan pencarian kerja agar Anda memiliki lebih banyak kesempatan untuk mendapatkan posisi yang sesuai.
Dalam kondisi seperti ini, kandidat sebenarnya boleh melakukan follow up untuk menanyakan perkembangan proses rekrutmen. Namun, cara dan waktu menghubungi HRD perlu diperhatikan agar tidak terkesan terburu-buru atau mengganggu proses seleksi.
Follow up yang dilakukan dengan tepat justru dapat menunjukkan bahwa kandidat masih memiliki ketertarikan terhadap posisi yang dilamar. Pesan yang singkat, sopan, dan jelas juga membantu recruiter memahami tujuan komunikasi dengan lebih cepat.
Amalia Febriyani (Magang)